Hybrid, Connected, Digitalt, Fysisk arrangement

Teknas representanskapsmøte

Tekna og Trippel-M navigerte restriksjoner og gjorde suksess med et digitalt representantskapsmøte.

Da Tekna, fagforeningen for de med mastergrad innen teknologi, realfag eller naturvitenskap, skulle arrangere sitt representantskapsmøte i 2021 sto de overfor en helt ny utfordring. Møte måtte avvikles på en helt annen måte enn tidligere, men hvordan?

Teknas R-møte er et møte for representanskapet som arrangemeres annenhvert år. Representantskapet er Teknas øverste organ, og er medlemmenes viktigste arena for å ytre sine meninger. Representantskapet består av 210 representanter som velges på årsmøtene i Teknas ulike organisasjonsledd. Under R-møtet skal alle representanter ha mulighet til å snakke til hele forsamlingen, og ordfører og hovedstyre skal ha mulighet til å snakke med alle representanter.

Ny, digital variant av R-Møte ble både en spennende og en positiv opplevelse!

Tekna er en fremoverlent og svært teknisk kompetent organisasjon, og i en tid preget av restiksjoner og uforutsigbarhet hevet de blikket og så en verden full av muligheter. Sammen med Trippel-M la de planen om å gjennomføre årets R-møte gjennom Trippel-M Connected Venues. Dette ville gi representantskapet muligheten til å møtes fysisk i mindre grupper på 30-100 mennesker rundt i Norge, samtidig som restriksjoner og smittevernsregler ble overholdt. 

Arrangementsdato nærmet seg, og smittevernsrestriksjonene ble endret. Trippel-M og Tekna ble nødt til å tilpasse seg, og satte dermed kursen mot et heldigitalt arrangement. Nye utfordringer meldte seg; hvordan skulle de sørge for høyt engasjement, god informasjonsflyt og et spennende R-møte for deltakere som sitter på hjemmekontor?

Ordfører og gode støttespillere ved Ordførerbordet under R-møte

Løsningen ble et heldigitalt møte fra Clarion The Hub i Oslo. Ordfører hadde kontroll over møtesystemet og deltagerne ved hjelp av store infoskjermer og et godt støtteapparat, i tillegg kunne han lose alle deltagerne trygt gjennom en viktig møtehelg ved bruk av verktøy for full interaksjon. 

Zoom kontroll: Med over 200 deltakere på Zoom kreves god koordinering. 

Programmet på fredagen startet med “Politisk Kafé” - et diskusjonsforum produsert fra Trippel-M Studio i Konows gate, Oslo. Moderator var Berit Svendsen, leder for Vipps Internasjonal, og gjestene var både tillitsvalgte i Tekna og politikere. Du kan se sendingen her.

"Politisk Kafé" ble etterfulgt av diskusjon i virtuelle grupperom, ledet av Lise Lyngsnes Randeberg og Monica Tjelmeland. Selve R-møtet startet lørdag og ble avsluttet på søndag. Ordfører ledet diskusjoner og debatter mellom alle de 210 representantene som deltok via Zoom gjennom hele helgen, og det ble både gode diskusjoner, viktige avsteminger og rørende øyeblikk. Lise Lyngsnes Randeberg avsluttet Representantskapsmøtet 2021 med en avgangstale, etter å ha ledet Tekna siden 2013. 

Lise Lyngsnes Randeberg takker for seg etter en årrekke som President.

Sammen med Tekna designet Trippel-M også grafikk for å sikre god informasjonsflyt gjennom dagene. I grafikken ble det ble vist navn, nedtellingsklokke, video, logo og hashtag. Videre ble det laget grafikkplakater med «fun facts» og informative videoklipp for å bryte opp pauser og diskusjonspunkter - alt for å gjøre møteopplevelsen så god som mulig for deltakerne. 

Gjennom et godt samarbeid og god kommunikasjon fant Tekna og Trippel-M løsninger som gjorde R-møte 2021 til en suksess. Til tross for nye problemstillinger ble møtet gjennomført uten tekniske utfordringer, slik at fokuset kunne være på å skape best mulig opplevelse for representantskapet. 

Snakk med oss om ditt neste arrangement

Våre rådgivere har ulik spesialkompetanse, og vi hjelper deg gjerne med å finne den mest gunstige løsningen for ditt arrangement.

Book et møte med en rådgiver